Głos Szklarskiej Poręby - gazeta internetowa o charakterze lokalnym.

BIP jest skrótem od Biuletynu Informacji Publicznej, czyli internetowej platformy wymiany informacji między samorządem lokalnym a mieszkańcami. Tablice ogłoszeń czy zakurzone gabloty odchodzą powoli do lamusa, a większość potrzebnych dokumentów i informacji o działalności urzędu miasta można znaleźć na dedykowanej temu witrynie internetowej. Każda instytucja pożytku publicznego ma obowiązek dzielenia się ze społeczeństwem szeregiem informacji - w końcu samorządowcy działają z woli wyborców i dla wyborców.

Warto o tym pamiętać przez całą kadencję, a nie tylko w czasie kampanii wyborczej. Prawo to jest normowane przez wiele aktów, od Europejskiej Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności zaczynając, przez ustawy o dostępnie do informacji publicznej na rozporządzeniach ministra spraw wewnętrznych i administracji kończąc. Jak widać publikowanie na łamach BIP-ów dokumentów nie jest oddolnym działaniem samorządowców, a raczej karnym wykonywaniem odgórnych zaleceń. Paradoks polega na tym, że mimo precyzyjnego zdefiniowania BIP-u, jego istoty i treści, nie istnieją właściwie żadne sankcje w razie łamania tych przepisów. Zdarzają się co prawda kontrole NIK-u, jest to jednak rzadkość. Tą lukę wypełniają organizacje pozarządowe na własną rękę monitorując Biuletyny pod względem zawartości merytorycznej jak i ich funkcjonalności.

Dobre praktyki i złe zwyczaje

Wydany pod koniec ubiegłego roku przez Stowarzyszenie „Razem dla Innych” raport o jakości warmińsko-mazurskich BIP-ów jest doskonałym przykładem oddolnej, obywatelskiej działalności mającej podnieść standardy publikowanych w BIP-ach wiadomości. Monitoringiem mazurskich BIP-ów zajmowało się kilkunastu ludzi, zarówno bezpośrednio związanych ze stowarzyszeniem jak i tych z zewnątrz, których nic nie łączy z regionem. Właśnie z perspektywy obiektywnego obserwatora, przysłowiowego Kowalskiego monitorowałem tamtejsze BIP-y. Skrupulatnie notowałem zarówno wady i niedociągnięcia jak i zalety BIP-ów - od spełnienia podstawowych kryteriów po stosowanie tzw. dobrych praktyk,  to jest zamieszczania nieobligatoryjnych treści, które urzędnicy z własnej inicjatywy publikują w internecie oszczędzając tym samym czasu i nerwów potencjalnym petentom.

Absolutnym minimum BIP-u każdej gminy jest publikacja statutu, struktury organizacyjnej, kompetencji czy spisu organów. Wymaga się także opisu majątku, sposobu załatwiania spraw czy dokładnej instrukcji pozyskiwania informacji publicznej nie umieszczonej na łamach BIP-u. Są to podstawowe pozycje, których nie może zabraknąć w żadnym Biuletynie. Dysponując wiedzą
zdobytą przy monitoringu gmin warmińsko-mazurskich w ramach projektu "BIP - Bezpośrednią Informację Proszę" stowarzyszenia "Razem dla Innych" postanowiłem przyjrzeć się BIP-owi Szklarskiej Poręby. W paru poniższych akapitach postaram się odpowiedzieć na pytanie jak nasz stosunkowo młody BIP wypada na tle konkurencji. Jest bogaty w informacje czy raczej cierpi
na braki w treści? Jak wypada jego funkcjonalność? Czy korzystając z BIP-u można oszczędzić sobie wycieczki do urzędu miasta w celu pozyskania elementarnych informacji na temat gminy jak i ludzi sprawujących nad nią władzę?

Nowy layout, nowa jakość?

Szklarska Poręba dorobiła się ostatnimi czasy odświeżenia swoich dwóch stron internetowych. Powstał nowy projekt (layout) strony miejskiej, kierowanej głównie do turystów jak i oficjalnego BIP-u, z którego korzystają przede wszystkim mieszkańcy miasta. Zanim przejdę do konkretów warto podkreślić fakt, że urzędnicy w ogóle poczuli potrzebę usprawnienia BIP-u. Nowy
layout jak i funkcjonalność strony jest moim zdaniem bardzo dobra. Porównując szklarskoporębski BIP do kilkunastu innych z którymi miałem do czynienia śmiało mogę napisać, że jest to jeden z lepszych projektów. Nie obyło się oczywiście bez wad, nie są to jednak kolosalne, uniemożliwiające korzystanie z BIP-u problemy, a raczej drobne niedociągnięcia. Może publikacja tego artykułu zmotywuje urząd do aktualizacji swojego Biuletynu? Zamieszczony tam licznik odwiedzin dobitnie pokazuje, że BIP jest coraz popularniejszą stroną. Tylko od końca czerwca ubiegłego roku BIP odwiedziło ponad 75 tysięcy użytkowników!

Strona główna jedynego słusznego i aktualnego BIP-u Szklarskiej Poręby posiada z miejsca widoczny link do archiwum, które do wakacji 2009 roku pełniło rolę internetowej "tablicy ogłoszeń". Szukając jakichkolwiek informacji warto pamiętać o tej cezurze czasowej. Starsze wiadomości są dostępne tylko w archiwum, nowsze natomiast w najświeższej wersji. Przenoszenie
wszystkich dokumentów na nową witrynę jest istną syzyfową pracą, dlatego też na ogół pozwala się funkcjonować równocześni dwóm wersjom. Ważne jednak, żeby każda była jasno opisana i tutaj stary BIP trochę kuleje. Zamiast rzucającej się w oczy, najlepiej czerwonej, powiększonej i pogrubionej czcionki z linkiem do aktualnej wersji, w starym Biuletynie stosowna
informacja została... wkomponowana w logo. Komunikat o archiwalnej funkcji strony jest widoczny, jednak nie rzuca się w oczy, co w praktyce może skończyć się frustracją. Nie ma tam bowiem aktualnych informacji ani też linka do aktualnego BIP-u! Równoczesne funkcjonowanie dwóch BIP-ów odbija się także na skuteczności wyszukiwarek. Stara nie indeksuje wpisów z nowej
strony i vice versa. Wyszukiwarki to jednak osobny rozdział.

Szukajcie a znajdziecie

Jednym z podstawowych elementów każdego BIP-u powinien być tzw. "moduł wyszukujący". Wszystkie gminy stosują się do tego zapisu i na ogół w widocznym miejscu implementują specjalne okienko. Przepisy mówią, że wyszukiwarka ma być i jest. Prawo nie wspomina jednak, że owa wyszukiwarka powinna być sprawna. Na BIP-ach innych gmin często nie działają słowa klucze, daty czy nawet numery dokumentów. Zdarza się także, że po wpisaniu jakiejkolwiek frazy zawsze pojawiały się te same wyniki. Przypadek Szklarskiej Poręby nie jest aż tak skrajny, chociaż wyszukiwarce też wiele brakuje do ideału.

Treść uchwał czy zarządzeń bez problemu można odnaleźć po ich numerze. Problem pojawia się wtedy, gdy nie znamy rzędu cyferek i podobnie jak np. w Google'ach, chcemy znaleźć jakiś dokument po słowach kluczach. Ma miejskim BIP-ie nie istnieje chyba nic takiego jak tagowanie stron. Dodatkowo, zdecydowana większość dokumentów jest umieszczana w plikach *.pdf, których treść nie jest ideksowana przez wyszukiwarkę. Wpisując hasło należy zatem trafić na słowo istniejące w tytule dokumentu, albo za przeproszeniem olać wyszukiwarkę i ręcznie przeszukać BIP, przeglądając dziesiątki podstron.

Grunt to dobra orientacja - mapa strony

W poszukiwaniach pomocna może być mapa strony - rzecz nie zawsze spotykana w BIP-ach, tutaj spełnia swoje zadanie w 100%. Spis wszystkich pozycji z menu z podkategoriami daje jasny obraz strony bez konieczności klikania w każdy link. Jest to ogromny plus i ułatwienie dla tych mniej obytych z internetem. Podobnie zresztą jak dział Pomoc. Może został trochę niefortunnie nazwany, bo chodzi bardziej o instrukcję obsługi i opis samej istoty Biuletynu. Niezależnie jednak od nazwy linku, jego treść jest rzeczowa i przydatna. Dowiadujemy się np., że BIP musi zawierać "Imię i nazwisko, adres, numer telefonu, numer faksu i adres e-mail osób redagujących podmiotową stronę Biuletynu" i, że na łamach BIP-u znajduje się taka informacja. Niżej znajduje się natomiast wpis "„Redakcja - kategoria znajdująca się w dolnej części menu przedmiotowego. Zawiera wszelkie dane dotyczące osób redagujących podmiotową stronę BIP". Mimo podwójnego zapewnienia autorów, że takową informację można znaleźć w BIP-ie, mi nie udało się jej znaleźć jej ani w menu, ani na mapie strony. Jeżeli jest to moje przeoczenie, proszę o stosowny komentarz pod artykułem. Poza nazwiskiem osób publikujących informacje w Biuletynie nie ma nic więcej o Redakcji.

Przychodzi petent do urzędu...

Jeszcze petent czy już klient? Punkt widzenia zależy od punktu siedzenia, a degeneracja elit politycznych jest powszechnie przyjętym faktem. Żeby więc uniknąć przykrego pukania od drzwi do drzwi urzędu i zwiedzania kolejnych gabinetów, na BIP-ie postanowiono umieścić większość druków i dokumentów, które jeszcze klika lat temu należało osobiście odebrać w urzędzie. W
menu pod kategorią Formularze i wnioski znajdują się zatem niezbędne dokumenty potrzebne do otwarcia działalności gospodarczej, spraw cywilnych, obywatelskich czy podatków lokalnych. Logicznie rozpisane kategorie elegancko porządkują treść. Dostępny jest również wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie zamieszczonej w BIP-ie. Z jednej strony jest
to zaleta, a z drugiej wada - podobnie jak setki innych gmin, urzędnicy wymagają od wnioskodawcy podpisu, podania numeru PESEL czy nawet podania celu do jakiego potrzebujemy daną informację. Jest to delikatnie mówiąc naginanie prawa, ale tak powszechne, że już niemal normalne. Ciekawostką jest też fakt, że w dziale Pomoc znajduje się fraza "Niepublikowane w BIP – kategoria znajdująca się poniżej instrukcji obsługi. Określa ona sposób dostępu do informacji niepublikowanych w BIP, ze względu na wyłączenia przewidziane przez odpowiednie przepisy prawa". Na stronie internetowej nie ma jednak pozycji "instrukcja obsługi" ani "niepublikowane w BIP". Taką niedoróbkę można by zrzucić na karb zmiany layoutu w czerwcu 2009, ale za trzy miesiące minie rok od uruchomienia nowego BIP-u!

Zawartość, czyli jestem za a nawet przeciw

Na stronach BIP-u można znaleźć regulamin organizacyjny, statut, informacje ogólne o mieście czy o godzinach pracy urzędu. Oprócz tego znajduje się budżet wraz ze wszystkimi poprawkami, plany rozwoju miasta czy archiwum zarządzeń burmistrza, protokołów z sesji rady miasta i uchwał. Brakuje jedynie jasno wyszczególnionych projektów uchwał - często jakiś pomysł nie przechodzi, ale warto pamiętać o jego istnieniu. W obecnej postaci stosownej informacji trzeba szukać przekopując się przez parę podstron. Dobrze by było, aby Projekty widniały w menu głównym na równi z przyjętymi uchwałami czy zarządzeniami. Ogromnym plusem jest też przywiązanie administratorów strony do systematycznego umieszczania informacji o przetargach i ich
wynikach, zamówieniach publicznych czy konkursach na urzędowy etat. Informacje pojawiają się w sieci na ogół do siedmiu dni, co nie jest szczytem marzeń ale na tle konkurencji wypada nieźle. Są gminy, które hurtowo, raz na kwartał aktualizują BIP-y. Data wytworzenia i data publikacji dokumentu różni się wówczas i kilkanaście dni - do siedmiu dni nie jest więc złym
wynikiem. Gorzej jest z protokołami z sesji - te lądują w internecie z większym poślizgiem.

Nie rozumiem natomiast pominięcia spisu majątku gminy! Mienie którym miasto dysponuje można poznać jedynie wtedy, gdy zostanie wystawione na sprzedaż. O posiadanych nieruchomościach nie ma natomiast nawet wzmianki. Podobnie jak o jednostkach organizacyjnych. Aby je poznać, należy śledzić nabór pracowników lub dział z oświadczeniami majątkowymi. Nie ma natomiast
odrębnego spisu tych jednostek w menu. Rzecz dziwna, tym bardziej, że taki dział istnieje zarówno w starym BIP-ie jak i na oficjalnej miejskiej stronie!

Równie zastanawiający jest brak na BIP-ie linka do Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Można trafić na nią jedynie ze strony głównej miasta, która z definicji jest wizytówką dla turystów, a nie miejscem poszukiwania informacji przez mieszkańców czy potencjalnych inwestorów. Szukając e-urzędu każdy internauta kieruje swoje kroki, czy też właściwie "kliki" na BIP. Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta (EBOI) jest reklamowane jako "najszybsza i najwygodniejsza forma komunikacji interesanta z urzędem". Być może - nie korzystałem z tej opcji i myślę, że przez brak połączenia z BIP-em wielu interesantów też z niej nie skorzystało. Podobnie wygląda sytuacja z linkami do Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego - te powinny wylądować na BIP-ie, a są na stronie głównej miasta.

Popatrzmy do cudzych kieszeni

Oświadczenia majątkowe, czyli obligatoryjne i nielubiane przez urzędników dokumenty są w nienagannym porządku. Zarówno burmistrz jak i radni skrupulatnie upubliczniają swój majątek. Służba publiczna zobowiązuje. Oprócz lokalnych polityków w BIP-ie widnieją także oświadczenia pracowników jednostek organizacyjnych, choć o samych jednostkach ciężko jest cokolwiek
znaleźć - nie ma adresu, numeru telefonu czy choćby nawet tylko nazwy. Na dziś dzień widnieją oświadczenia za 2008 rok, jednak do 30 kwietnia powinny pojawić się nowe, za 2009 rok.

Oprócz wymaganych dokumentów na stronie znajduje się szereg innych informacji, jak np. ochrona środowiska, zarządzanie kryzysowe czy informacje o kontaktach międzynarodowych i miastach partnerskich. Cieszy też obsługa RSS. Po stworzeniu odpowiedniej zakładki w swojej przeglądarce najnowsze wiadomości z BIP-u będą się automatycznie wyświetlały na komputerze. Rzecz będąca standardem na innych stronach internetowych jest nowością w BIP-ach.

Osiadanie na laurach?

Sama witryna robi bardzo dobre wrażenie. Jest prosta, ale nie prostacka. Po porównaniu nowej i starej wersji BIP-u widać jak na dłoni, że miasto potrzebowało odświeżenia. Na stronie dominują stonowane barwy i jedynym mankamentem jest kolor aktywnego linka. Po najechaniu kursorem na hiperłącze, to zmienia kolor na zielony - totalnie niewidoczny na niebieskim tle. Bardziej
pasował by tu tradycyjny czerwony, będący zarazem nawiązaniem do eleganckiego, czerwonego loga BIP w górnym lewym rogu ekranu. Wyszukiwarka chociaż nie działa perfekcyjnie to jest umieszczona w widocznym miejscu. Rozbudowane menu wydaje się być zbyt długie, ale dzięki rzeczowemu nazewnictwu kategorii nawigacja nie stanowi problemu. Generalnie pierwsze wrażenie jest bardzo dobre i w przeciwieństwie do wielu innych Biuletynów, ten wygląda po prostu profesjonalnie. Po dłuższym zwiedzaniu strony wychodzą pewne braki i niedociągnięcia, ale nie są to błędy dyskredytujące całość. Wszystkie strony są dobrze opisane, na każdej podstronie jest zawartość, nie ma też niespodzianek w postaci niedziałających linków etc. W skali szkolnej to mocna czwórka.

Według ankiety opublikowanej w raporcie "Razem dla Innych" serwisy BIP są przeglądane również w poszukiwaniu informacji o imiennych wynikach głosowań radnych, informacji o sposobach otrzymania informacji publicznej nieudostępnionej w BIP-ie oraz adresów e-mailowych radnych. W Szklarskiej Porębie ankietowany nie znajdzie żadnej z tych informacji, wniosek jest więc taki,
że jest dobrze, ale przed administratorem czeka jeszcze trochę pracy.